Archiwum Uniwersytetu Mikołaja Kopernika

Kontaktul. Mickiewicza 2/4, 87-100 Toruń
tel.: 56 611 22 32
e-mail: archiwum@umk.pl

Przygotowanie akt do przekazania i formularze

Uwaga!!! Na podstawie “Zarządzenia Nr 85 Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu z dnia 29 kwietnia 2020 r.” z dniem 1 maja 2020 r. powołano Samodzielne Stanowisko ds. Czynności Kancelaryjnych, zwane dalej ,,koordynatorem czynności kancelaryjnych“. W związku z tym pytania związane z obiegiem dokumentacji w komórkach, postępowaniem z dokumentacją od momentu powstania/otrzymania do momentu przygotowania i sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego, w celu przekazania akt do Archiwum UMK proszę kierować do koordynatora czynności kancelaryjnych dr Pauliny Bunkowskiej – e-mail:pbunkowska@umk.pl, tel. 56 611-47-02.

Prezentacja (1,85 MB)

Podstawa prawna:

Materiały archiwalne mogą zostać przekazane do Archiwum UMK po okresie 3 pełnych lat kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, np. akta studenta, który zakończył studia w roku 2011, mogą zostać przekazane w 2015 roku.

Zgodnie z zapisami paragrafu 49 „Instrukcji kancelaryjnej Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu” obowiązującej od 1 stycznia 2018 roku, sposób przygotowania dokumentacji jest uzależniony od kategorii archiwalnej, z wyróżnieniem dokumentacji powyżej kategorii B10 (włącznie) oraz poniżej kategorii B10.

Dokumentacja spraw zakończonych przekazywana do Archiwum UMK powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub pracownika wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej.

I. Uporządkowanie dokumentacji powyżej kategorii B10

  1. Ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki; a w obrębie spraw – chronologicznie, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi zakładkami,
  2. Wyłączenie zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek i pism,
  3. Usunięcie z dokumentacji części metalowych i folii (np. spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek),
  4. Dołączenie do teczek aktowych spisów spraw (formularz nr 1),
  5. Umieszczenie dokumentacji w teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej 5 cm. Jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm teczkę dzielimy na tomy,
  6. Ponumerowanie stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: „Niniejsza teczka zawiera .… stron kolejno ponumerowanych [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]”,
  7. Opisanie teczek zgodnie z przepisami instrukcji (formularze nr 4 i 5),
  8. Ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

II. Uporządkowanie dokumentacji z kategorią B10 i poniżej

  1. Ułożenie spraw w kolejności numerów ze spisów spraw,
  2. Dołączenie na początku teczek aktowych spisów spraw (formularz nr 1),
  3. Umieszczenie dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm. Jeśli grubość teczki przekracza 5 cm, należy dokumentacje podzielić na tomy,
  4. Opisanie teczek zgodnie z przepisami instrukcji (formularze nr 4 i 5),
  5. Ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

Przekazywanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (formularz nr 2) sporządzonych osobno dla akt kategorii A i B przez komórkę przekazującą akta. Spisy sporządza się w 4 egz. dla akt kat. A i w 3 egz. dla akt kat. B. Pracownicy Archiwum zobowiązani są przejrzeć spisy zdawczo-odbiorcze i dokumentację zakwalifikowaną do przyjęcia pod kątem właściwego ich uporządkowania i prawidłowej kwalifikacji archiwalnej. W razie stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości dotyczących tej dokumentacji, pracownik Archiwum może odmówić jej przyjęcia.

Prosimy o zapoznanie się „Instrukcją kancelaryjną UMK” i przestrzeganie powyższych zasad. Celem uzgodnienia terminu przekazania, zapraszamy do kontaktu z pracownikami Archiwum UMK – przejdź do strony.

Formularze i wzory

  1. Spis spraw (wersja Word, wersja PDF)
  2. Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji aktowej (wersja Word, wersja PDF)
  3. Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji nieaktowej (wersja Word, wersja PDF)
  4. Opis zewnętrzny teczki akt ogólnych (wersja Word, wersja PDF)
  5. Opis zewnętrzny teczki studenta (wersja Word, wersja PDF)
  6. Spis zawartości teczki studenta (wersja Word, wersja PDF)
  7. Spis zawartości teczki doktoranta (wersja Word, wersja PDF)
  8. Spis zawartości teczki po otwarciu przewodu doktorskiego (wersja Word, wersja PDF)
  9. Spis zawartości teczki habilitanta/kandydata do tytułu profesora (wersja Word, wersja PDF)