Brakowanie akt i formularze

Kontakt w sprawie brakowania z poszczególnymi pracownikami Archiwum UMK – przejdź do strony.

UWAGA!!! Brakowaniu podlegają materiały określone symbolem Bc, B-2, B-3, B-5, których okres przechowywania już minął. Czas przechowywania liczy się od 1 stycznia następnego roku kalendarzowego po załatwieniu sprawy, a kończy się w kolejnym roku po upływie pełnego roku, np. w przypadku akt kat. B-3, dla teczki zamkniętej w 2011 roku, czas przechowywania mija w 2015 roku.

Wydzieleniu na makulaturę nie podlegają akta organizacji, stowarzyszeń i kół studenckich.

1. Brakowanie odbywa się pod kierunkiem Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji, w skład której wchodzą:
   • dyrektor Archiwum UMK
   • pracownik z Archiwum UMK dla komórek organizacyjnych w kampusie toruńskim, lub pracownik z jego Oddziału Zamiejscowego dla komórek organizacyjnych w kampusie bydgoskim;
   • dyrektor/kierownik komórki organizacyjnej, której dotyczą akta do wybrakowania.
2. Brakowanie dokonywane w jednostce/komórce organizacyjnej odbywa się na podstawie spisu dokumentacji niearchiwalnej (formularz 1) oraz protokołu brakowania (formularz 2), sporządzone przez te jednostki/komórki organizacyjne.
3. Protokół brakowania wraz z załączonym spisem materiałów przeznaczonych na zniszczenie należy przekazać do Archiwum UMK, celem uzyskania zgody na brakowanie, dokonania ekspertyz i wyłączeń.
4. Spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie sporządza referent odpowiedzialny za daną dokumentację, oddzielnie dla każdego typu kategorii.
5. Protokół brakowania i spisy dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się w 3 egz.
6. Spisy dokumentacji oznaczonej symbolem B, BE, Bc, przeznaczonej na brakowanie, sporządza się oddzielnie, przy zachowaniu wyżej wymienionych warunków.
7. Po uzyskaniu zgody na brakowanie, jednostki/komórki organizacyjne we własnym zakresie przekazują makulaturę na zniszczenie wraz z 1 egz. spisu dokumentacji niearchiwalnej i protokołu brakowania.

Formularze i wzory

1. Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub brakowanie (wersja Word, wersja PDF)
2. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (wersja Word, wersja PDF)