Ankiety
Ankiety
ZUS
Zaświadczenie dla ZUS
Zapytaj archiwistę
Zapytaj archiwistę
Kalendarium
Kalendarium UMK
Przygotowanie akt do przekazania i formularze
Podstawa prawna:
Przepisy kancelaryjno-archiwalne, oprac. H. Duczkowska-Moraczewska, H. Robótka, Toruń 2004 obowiązujące na UMK od 1 lutego 2005 roku.

UWAGA!!! Materiały archiwalne mogą zostać przekazane do Archiwum UMK po okresie 3 pełnych lat kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, np. akta studenta, który zakończył studia w 2011 roku, mogą zostać przekazane do Archiwum w 2015 roku.

  1. Uporządkowanie akt kat. A, B-50 i BE 25-50
    1. Przełożenie z segregatorów do teczek papierowych (najlepiej bezkwasowych),
    2. Prawidłowe opisanie teczki, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej (wzór 3-4),
    3. Dołączenie na początku teczek spisów spraw lub według spisu zawartości teczki, jeżeli nie był prowadzony spis spraw, np. akta studenckie (formularz 1, 5-7),
    4. Wyłączenie wtórników, kopii,
    5. Ułożenie spraw w kolejności numerów ze spisów spraw/spisu zawartości teczki oraz chronologiczne pism w każdej ze spraw,
    6. W przypadku akt kat. A, wszystkie zapisane karty numeruje się ołówkiem w górnym prawym rogu (tzw. paginacja), a na wewnętrznej stronie teczki zapisuje się liczbę kart znajdujących się w teczce,
    7. Usunięcie części metalowych (zszywek, spinaczy),
    8. Przesznurowanie akt osobowych,
    9. Ułożenie teczek w kolejności symboli z wykazu akt,
    10. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (formularz 2) sporządzonych osobno dla akt kategorii A i B przez komórkę przekazującą akta. Spisy sporządza się w 4 egz. dla akt kat. A i w 3 egz. dla akt kat. B,
    11. Ponumerowanie teczek zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym,
    12. Pracownicy Archiwum zobowiązani są przejrzeć akta zakwalifikowane do przyjęcia pod kątem właściwego ich uporządkowania i prawidłowej kwalifikacji archiwalnej,
    13. W razie stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości dotyczących akt przygotowanych do przekazania, pracownik Archiwum może odmówić przyjęcia tych akt.
  2. Uporządkowanie akt kat. B (powyższej B5)
    1. Przełożenie z segregatorów do teczek papierowych,
    2. Prawidłowe opisanie teczki, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej (wzór 3-4),
    3. Dołączenie na początku teczek spisów spraw (formularz 1),
    4. Ułożenie spraw w kolejności numerów ze spisów spraw,
    5. Ułożenie teczek w kolejności symboli z wykazu akt,
    6. Ponumerowanie teczek zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym.

Prosimy o zapoznanie się i przestrzeganie powyższych zasad. W razie wątpliwości prosimy o kontakt z pracownikami Archiwum UMK.


Formularze i wzory

  1. Spis spraw (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  2. Spis zdawczo-odbiorczy (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  3. Opis zewnętrzny teczki akt ogólnych (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  4. Opis zewnętrzny zawartości teczki studenta/doktoranta (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  5. Spis zawartości teczki studenta/doktoranta (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  6. Spis zawartości teczki po otwarciu przewodu doktorskiego(Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  7. Spis zawartości teczki habilitanta/kandydata do tytułu profesora (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  8. Protokół wycofania dokumentacji z ewidencji Archiwum UMK (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
f
Archiwum UMK, ul. Mickiewicza 2/4, 87-100 Toruń, e-mail: archiwum@umk.pl, sekretariat tel.: 56 611 22 32, fax: 56 611 22 04, pon-pt 8:00-14:30
Pracownia naukowa tel.: 56 611 22 04, pon-pt 9:00-14:00, dyżur po wcześniejszym zgłoszeniu - czwartek 14:00-17:00