Ankiety
Ankiety
ZUS
Zaświadczenie dla ZUS
Zapytaj archiwistę
Zapytaj archiwistę
Kalendarium
Kalendarium UMK
Przygotowanie akt do przekazania i formularze
Podstawa prawna:
Przepisy kancelaryjno-archiwalne, oprac. H. Duczkowska-Moraczewska, H. Robótka, Toruń 2004 obowiązujące na UMK od 1 lutego 2005 roku.

UWAGA!!! Materiały archiwalne mogą zostać przekazane do Archiwum UMK po okresie 3 pełnych lat kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, np. akta studenta, który zakończył studia w 2011 roku, mogą zostać przekazane do Archiwum w 2015 roku.

  1. Uporządkowanie akt kat. A, B-50 i BE 25-50
    1. Przełożenie z segregatorów do teczek papierowych (najlepiej bezkwasowych),
    2. Prawidłowe opisanie teczki, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej (wzór 3-4),
    3. Dołączenie na początku teczek spisów spraw lub według spisu zawartości teczki, jeżeli nie był prowadzony spis spraw, np. akta studenckie (formularz 1, 5-7),
    4. Wyłączenie wtórników, kopii,
    5. Ułożenie spraw w kolejności numerów ze spisów spraw/spisu zawartości teczki oraz chronologiczne pism w każdej ze spraw,
    6. W przypadku akt kat. A, wszystkie zapisane karty numeruje się ołówkiem w górnym prawym rogu (tzw. paginacja), a na wewnętrznej stronie teczki zapisuje się liczbę kart znajdujących się w teczce,
    7. Usunięcie części metalowych (zszywek, spinaczy),
    8. Przesznurowanie akt osobowych,
    9. Ułożenie teczek w kolejności symboli z wykazu akt,
    10. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (formularz 2) sporządzonych osobno dla akt kategorii A i B przez komórkę przekazującą akta. Spisy sporządza się w 4 egz. dla akt kat. A i w 3 egz. dla akt kat. B,
    11. Ponumerowanie teczek zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym,
    12. Pracownicy Archiwum zobowiązani są przejrzeć akta zakwalifikowane do przyjęcia pod kątem właściwego ich uporządkowania i prawidłowej kwalifikacji archiwalnej,
    13. W razie stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości dotyczących akt przygotowanych do przekazania, pracownik Archiwum może odmówić przyjęcia tych akt.
  2. Uporządkowanie akt kat. B (powyższej B5)
    1. Przełożenie z segregatorów do teczek papierowych,
    2. Prawidłowe opisanie teczki, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej (wzór 3-4),
    3. Dołączenie na początku teczek spisów spraw (formularz 1),
    4. Ułożenie spraw w kolejności numerów ze spisów spraw,
    5. Ułożenie teczek w kolejności symboli z wykazu akt,
    6. Ponumerowanie teczek zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym.

Prosimy o zapoznanie się i przestrzeganie powyższych zasad. W razie wątpliwości prosimy o kontakt z pracownikami Archiwum UMK.


Formularze i wzory

  1. Spis spraw (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  2. Spis zdawczo-odbiorczy (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  3. Opis zewnętrzny teczki akt ogólnych (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  4. Opis zewnętrzny teczki studenta (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  5. Spis zawartości teczki studenta (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  6. Spis zawartości teczki doktoranta (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  7. Spis zawartości teczki po otwarciu przewodu doktorskiego (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  8. Spis zawartości teczki habilitanta/kandydata do tytułu profesora (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  9. Protokół wycofania dokumentacji z ewidencji Archiwum UMK (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  10. Upoważnienie do wypożyczania akt z Archiwum UMK (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  11. Rewers/zakładka (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
f
Archiwum UMK, ul. Mickiewicza 2/4, 87-100 Toruń, e-mail: archiwum@umk.pl, sekretariat tel.: 56 611 22 32, fax: 56 611 22 04, pon-pt 8:00-14:30
Pracownia naukowa tel.: 56 611 22 04, pon-pt 9:00-14:00, dyżur po wcześniejszym zgłoszeniu - czwartek 14:00-17:00