Ankiety
Ankiety
ZUS
Zaświadczenie dla ZUS
Zapytaj archiwistę
Zapytaj archiwistę
Kalendarium
Kalendarium UMK
Brakowanie akt i formularze

UWAGA!!! Brakowaniu podlegają materiały określone symbolem Bc, B-2, B-3, B-5, których okres przechowywania już minął. Czas przechowywania liczy się od 1 stycznia następnego roku kalendarzowego po załatwieniu sprawy, a kończy się w kolejnym roku po upływie pełnego roku, np. w przypadku akt kat. B-3, dla teczki zamkniętej w 2011 roku, czas przechowywania mija w 2015 roku.

Wydzieleniu na makulaturę nie podlegają akta organizacji, stowarzyszeń i kół studenckich.

  1. Wydzielenie i brakowanie odbywa się pod kierunkiem Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji. W jej skład wchodzą: przewodniczący-kierownik jednostki/komórki organizacyjnej lub upoważniony przez niego pracownik oraz dwóch członków - pracowników komórki/jednostki organizacyjnej, przy czym jeden z nich jest referentem, odpowiedzialnym za dokumentację.
  2. Brakowanie dokonywane w jednostce/komórce organizacyjnej odbywa się na podstawie spisu dokumentacji niearchiwalnej (formularz 1) oraz protokołu brakowania (formularz 2), sporządzone przez te jednostki/komórki organizacyjne.
  3. Protokół brakowania wraz z załączonym spisem materiałów przeznaczonych na zniszczenie należy przekazać do Archiwum UMK, celem uzyskania zgody na brakowanie, dokonania ekspertyz i wyłączeń.
  4. Spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczczenie sporządza referent odpowiedzialny za daną dokumentację, oddzielnie dla każdego typu kategorii.
  5. Protokół brakowania i spisy dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się w 3 egz.
  6. Spisy dokumentacji oznaczonej symbolem BE, przeznaczonej na brakowanie, sporządza się oddzielnie, przy zachowaniu wyżej wymienionych warunków.
  7. Po uzyskaniu zgody na brakowanie, jednostki/komórki organizacyjne we własnym zakresie przekazują makulaturę na zniszczenie wraz z 1 egz. spisu dokumentacji niearchiwalnej i protokołu brakowania.

Formularze i wzory

  1. Spis dokumentacji nieaktowej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub brakowanie (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
  2. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (Word wersja Word, PDF wersja PDF)
f
Archiwum UMK, ul. Mickiewicza 2/4, 87-100 Toruń, e-mail: archiwum@umk.pl, sekretariat tel.: 56 611 22 32, fax: 56 611 22 04, pon-pt 8:00-14:30
Pracownia naukowa tel.: 56 611 22 04, pon-pt 9:00-14:00, dyżur po wcześniejszym zgłoszeniu - czwartek 14:00-17:00